- 1. QCert Indonesia wajib melaksanakan audit dengan benar, dengan kehati-hatian profesional, dan pada waktu yang disepakati dalam perjanjian ini, serta menjamin pelaksanaannya.
- 2. QCert Indonesia melaksanakan audit secara independen dan dalam pelaksanaannya terikat oleh instruksi Klien Tersertifikasi. Penyimpangan dari instruksi Klien Tersertifikasi hanya dapat dilakukan apabila sangat diperlukan dan demi kepentingan Klien Tersertifikasi.
- 3. Klien Tersertifikasi wajib memberikan kepada QCert Indonesia seluruh informasi yang diperlukan, memberikan instruksi, serta mengizinkan pelaksanaan Objek Perjanjian, dan menyediakan segala hal yang menjadi kewajiban penyediaannya. Klien Tersertifikasi wajib memastikan kerja sama aktif dari karyawannya dalam melaksanakan audit secara tepat waktu dan memberikan bantuan yang diperlukan.
- 4. Klien Tersertifikasi wajib mematuhi tenggat waktu yang disepakati dalam Perjanjian dan memberikan sinergi agar QCert Indonesia dapat mematuhi tenggat waktu yang disepakati. QCert Indonesia tidak dianggap terlambat apabila keterlambatan terjadi karena alasan dari pihak Klien Tersertifikasi, dan dalam hal ini QCert Indonesia berhak atas ganti rugi atas kerugian yang diderita.
- 5. Klien Tersertifikasi menentukan orang yang berwenang untuk berkomunikasi dengan QCert Indonesia. Klien Tersertifikasi wajib memastikan bahwa orang yang ditunjuk tersebut memiliki wewenang yang cukup untuk menjamin pelaksanaan audit yang tidak terputus.
- 6. Klien Tersertifikasi berhak mengawasi pelaksanaan audit. Apabila Klien Tersertifikasi menemukan bahwa audit yang dilakukan QCert Indonesia bertentangan dengan kewajibannya, Klien Tersertifikasi berhak menuntut agar QCert Indonesia menghilangkan cacat yang disebabkan oleh pelaksanaan audit yang tidak semestinya dan audit tersebut
- 7. harus dilaksanakan secara tertib.
- 8. QCert Indonesia wajib segera memberi tahu Klien Tersertifikasi mengenai ketidaksesuaian hal-hal yang diterima dari Klien Tersertifikasi atau ketidakcukupan instruksi yang diberikan untuk melaksanakan audit, apabila QCert Indonesia dapat menemukan ketidakcukupan tersebut dengan menerapkan kehati-hatian profesional.
- 9. Apabila hal-hal atau instruksi yang tidak sesuai mengganggu pelaksanaan audit yang semestinya, QCert Indonesia wajib menghentikan audit hingga terjadinya penggantian hal-hal tersebut, atau perubahan instruksi, atau pemberitahuan tertulis dari Klien Tersertifikasi yang tetap menghendaki audit dilaksanakan dengan menggunakan hal-hal atau instruksi yang diberikan. Selama masa penghentian audit ini, QCert Indonesia tidak dianggap terlambat dalam pelaksanaan Perjanjian ini. QCert Indonesia tidak bertanggung jawab atas hasil negatif atau kerugian yang timbul apabila hal tersebut disebabkan karena Objek Perjanjian dilaksanakan dengan menggunakan hal-hal dan instruksi yang tetap dikehendaki oleh Klien Tersertifikasi.
- 1. QCert Indonesia akan melaksanakan audit dalam tahapan-tahapan berikut:
- Audit tahap 1 – terdiri dari penyelesaian isu terbuka sistem manajemen, tinjauan dokumentasi sistem manajemen, dan perencanaan pelaksanaan audit tahap berikutnya
- Audit tahap 2 – pelaksanaan audit, tinjauan penerapan dokumen sistem manajemen dan efektivitasnya, serta menunjukkan kekuatan dan peluang perbaikan.
QCert Indonesia akan menyusun laporan audit dalam waktu 15 hari sejak hari pelaksanaan audit sertifikasi.
b) Audit Pengawasan Pertama – akan dilaksanakan oleh QCert Indonesia dengan tujuan mengoptimalkan sistem manajemen dalam satu tahun kalender sejak hari berakhirnya pelaksanaan audit Sertifikasi di lokasi; dalam Audit Pengawasan Pertama, QCert Indonesia akan menilai efektivitas sistem manajemen; QCert Indonesia akan menyusun laporan audit dalam waktu tiga puluh hari sejak hari pelaksanaan Audit Pengawasan Pertama.
c) Audit Pengawasan Kedua – akan dilaksanakan oleh QCert Indonesia dengan tujuan mengoptimalkan sistem manajemen dalam dua tahun kalender sejak hari berakhirnya pelaksanaan audit Sertifikasi di lokasi; dalam Audit Pengawasan Kedua, QCert Indonesia akan menilai efektivitas sistem manajemen & akan menyusun laporan audit dalam waktu tiga puluh hari sejak hari pelaksanaan Audit Pengawasan Kedua.
- 2. Apabila QCert Indonesia, dengan mengikuti prosedur perjanjian ini, menentukan bahwa status sistem manajemen Klien Tersertifikasi memungkinkan pendaftaran dan penerbitan sertifikat, berdasarkan dokumen-dokumen tersebut QCert Indonesia akan memutuskan bahwa sertifikat akan diterbitkan.
- Dalam hal ketidaksesuaian yang ditemukan dan didokumentasikan dalam laporan audit salah satu audit yang dilaksanakan berdasarkan perjanjian ini tidak memungkinkan penerbitan Sertifikat, Klien Tersertifikasi wajib memperbaiki ketidaksesuaian yang ditemukan tersebut dalam jangka waktu yang disepakati. Klien Tersertifikasi harus memberi tahu QCert Indonesia secara tertulis mengenai cara penghilangan ketidaksesuaian tersebut. Setelah menerima pernyataan tertulis mengenai penghilangan ketidaksesuaian, QCert Indonesia dapat melaksanakan audit luar biasa untuk memverifikasi penghilangan ketidaksesuaian yang ditemukan tersebut.
- Perubahan formal sertifikat
a) Yang dimaksud dengan perubahan formal sertifikat adalah perubahan yang berkaitan dengan data Klien Tersertifikasi yang kepadanya sertifikat diterbitkan (selanjutnya juga disebut organisasi tersertifikasi); misalnya: perubahan nama dagang dan juga perubahan ruang lingkup yang hanya merupakan definisi alternatif dari ruang lingkup tersertifikasi yang berlaku namun sifat ruang lingkup tersertifikasi yang berlaku tetap tidak berubah (kode IAF).
b) Untuk perubahan formal sertifikat diperlukan permohonan tertulis - yang diajukan oleh Klien Tersertifikasi dan ditujukan kepada QCert Indonesia. QCert Indonesia akan meninjau permohonan tersebut dan mempertimbangkan apakah perubahan yang diminta bersifat formal semata atau perubahan tersebut dianggap sebagai sertifikasi baru atau hanya perluasan/pengurangan ruang lingkup yang berlaku.
c) Perubahan data Klien Tersertifikasi (misalnya, nama dagang) hanya dapat diproses setelah menerima "salinan kutipan ACRA" dari organisasi tersertifikasi yang membuktikan perubahan tersebut.
d) Perubahan formal sertifikat dilaksanakan dengan menerbitkan sertifikat baru sesuai prosedur yang tercantum dalam perjanjian ini. Masa berlaku sertifikat baru tetap sama seperti yang tercantum pada sertifikat sebelumnya.
e) Untuk pengaturan pelaksanaan perubahan formal sertifikat, akan dikenakan biaya tetap yang dibayarkan kepada QCert Indonesia untuk satu set sertifikat yang diubah (misalnya, ISO 9001). QCert Indonesia akan mengirimkan set sertifikat baru kepada organisasi tersertifikasi setelah pembayaran biaya tetap tersebut dilaksanakan.
- 1. QCert Indonesia wajib menjaga kerahasiaan yang ketat atas seluruh informasi yang berkaitan dengan objek Perjanjian ini serta fakta-fakta yang ditemukan QCert Indonesia selama pelaksanaannya.
- 2. QCert Indonesia wajib melindungi dan tidak mengungkapkan informasi rahasia mengenai Klien Tersertifikasi yang diperoleh selama pelaksanaan audit. Informasi rahasia terutama mencakup segala informasi dan fakta yang merupakan rahasia dagang, rencana bisnis, dan informasi serta fakta lain mengenai Klien Tersertifikasi yang tidak diketahui secara umum.
- 3. Klien Tersertifikasi dapat mencabut kewajiban kerahasiaan QCert Indonesia. Persetujuan tersebut harus dibuat secara tertulis.
- Kewajiban kerahasiaan ini berlaku sama terhadap
a) karyawan QCert Indonesia,
b) pihak lain yang jasanya digunakan oleh QCert Indonesia selama audit,
- 5. Kewajiban kerahasiaan tidak berlaku apabila tujuan pengungkapan informasi tersebut adalah untuk mencegah terjadinya tindak pidana yang diatur oleh undang-undang.
- 6. Klien Tersertifikasi wajib untuk tidak mengungkapkan isi Perjanjian ini serta fakta-fakta yang ditemukannya sehubungan dengan tindakan QCert Indonesia selama pelaksanaan objek perjanjian ini yang sekaligus merupakan rahasia dagang, serta fakta-fakta yang secara tegas ditentukan oleh QCert Indonesia sebagai fakta yang tidak boleh diungkapkan.
- 7. Kewajiban kerahasiaan dan perlindungan informasi rahasia ini tetap berlaku bahkan setelah berakhirnya Perjanjian ini, sampai informasi yang dimaksud menjadi diketahui secara umum.
- 1. QCert Indonesia berhak untuk tidak menyerahkan sertifikat sampai Klien Tersertifikasi membayar biaya pelaksanaan audit sertifikasi, atau untuk mengatur pencabutan Sertifikat yang telah diberikan oleh QCert Indonesia apabila terjadi kegagalan pembayaran biaya pelaksanaan audit pengawasan dalam jatuh tempo pembayaran.
- 2. QCert Indonesia berhak untuk tidak menyerahkan sertifikat sampai Klien Tersertifikasi membayar biaya pelaksanaan audit sertifikasi, atau untuk mengatur pencabutan Sertifikat yang telah diberikan oleh QCert Indonesia apabila terjadi kegagalan pembayaran biaya pelaksanaan audit pengawasan dalam jatuh tempo pembayaran.
- 3. Sertifikat hanya dapat diberikan oleh QCert Indonesia apabila Klien Tersertifikasi mematuhi persyaratan standar yang bersangkutan, dan apabila Klien Tersertifikasi gagal mematuhi persyaratan tersebut setelah Sertifikat diberikan, QCert Indonesia wajib mencabut Sertifikat tersebut.
- 4. QCert Indonesia wajib memberi tahu Klien Tersertifikasi mengenai perubahan prosedur sertifikasi yang berdampak langsung padanya, serta berhak dan wajib memelihara dan mengungkapkan daftar perusahaan tersertifikasi beserta area berlakunya Sertifikat.
- Banding terhadap tindakan QCert Indonesia
a) Dalam hal QCert Indonesia
- tidak menerbitkan Sertifikat kepada Klien Tersertifikasi,
- mencabut Sertifikat
Klien Tersertifikasi berhak, dalam waktu 30 hari sejak hari penyampaian pemberitahuan mengenai hal tersebut, untuk mengajukan pemberitahuan banding terhadap tindakan tersebut kepada Komite Banding QCert Indonesia.
Yang menentukan untuk tujuan menetapkan apakah pemberitahuan banding diajukan tepat waktu adalah tanggal cap pos kantor pos yang menerima pemberitahuan tersebut untuk dikirimkan, bukan tanggal penyampaiannya.
b) Apabila Klien Tersertifikasi tidak menggunakan haknya untuk mengajukan banding terhadap tindakan QCert Indonesia sebagaimana disebutkan dalam huruf a), maka dianggap bahwa Klien Tersertifikasi menyetujui tindakan tersebut.
c) Pemberitahuan banding harus dibuat secara tertulis dan ditujukan kepada QCert Indonesia. Dalam pemberitahuan banding, Klien Tersertifikasi harus mencantumkan hal-hal berikut:
- penyebutan "banding"
- nomor dan tanggal berlakunya Perjanjian Sertifikasi Sistem Manajemen
- tindakan QCert Indonesia yang menjadi objek banding
- alasan mengapa tindakan QCert Indonesia tersebut dianggap tidak tepat
d) Komite Banding QCert Indonesia wajib mempertimbangkan setiap banding yang diajukan oleh Klien Tersertifikasi kepadanya, terlepas dari apakah banding tersebut memuat seluruh unsur formal yang disebutkan dalam huruf c).
e) Apabila Klien Tersertifikasi mengajukan pemberitahuan banding setelah batas waktu yang disebutkan dalam huruf a), komite banding akan menolak banding tersebut karena keterlambatan pengajuan. Dalam kasus serius yang layak mendapat pertimbangan khusus, komite banding berhak mengabaikan fakta bahwa pemberitahuan banding tidak diajukan tepat waktu.
f) Klien Tersertifikasi akan diberi tahu secara tertulis mengenai bandingnya selambat-lambatnya 60 hari sejak hari penyampaian banding kepada QCert Indonesia. Apabila komite banding QCert Indonesia tidak membuat keputusan mengenai banding tersebut dalam jangka waktu ini dan tidak mengirimkan keputusan banding kepada Klien Tersertifikasi, maka banding Klien Tersertifikasi tersebut dianggap telah diterima.
- 6. Sertifikat berlaku sejak tanggal penerbitannya dan tetap berlaku selama 3 tahun. Untuk menjaga keberlakuan Sertifikat selama tiga tahun tersebut, diperlukan pelaksanaan Audit Pengawasan Pertama dan Kedua terhadap Klien Tersertifikasi pada waktu yang ditetapkan dalam perjanjian ini dengan hasil yang membenarkan keberlakuan Sertifikat. Dalam kasus yang beralasan, QCert Indonesia dapat memerintahkan Audit Luar Biasa.
- 7. Sebelum Audit Sertifikasi, Klien Tersertifikasi wajib melaksanakan audit internal perusahaan secara lengkap (seluruh proses sistem manajemen harus diaudit) dan tinjauan sistem manajemen dalam ruang lingkup di mana audit akan dilaksanakan sesuai dengan standar yang dipersyaratkan.
Klien Tersertifikasi wajib memungkinkan tim auditor QCert Indonesia untuk memeriksa rekaman terkait area keberlakuan sistem manajemen, akses ke divisi organisasi yang menjadi objek sertifikasi, serta memberikan seluruh kerja sama yang diperlukan yang diminta oleh QCert Indonesia. Penyediaan kerja sama oleh Klien Tersertifikasi sesuai standar yang dipersyaratkan merupakan syarat yang diperlukan untuk pelaksanaan audit, dan pelanggaran atas kewajiban ini dianggap sebagai pelanggaran material terhadap Perjanjian. - 8. Klien Tersertifikasi wajib memastikan pelaksanaan audit di tempat yang ditentukan oleh QCert Indonesia (di kantor terdaftar, tempat operasional, atau tempat kerja lain di luar perusahaan). Apabila karena alasan objektif atau subjektif dari Klien Tersertifikasi, pelaksanaan audit di tempat yang ditentukan oleh QCert Indonesia tidak memungkinkan, Klien Tersertifikasi wajib segera memberi tahu QCert Indonesia. Biaya tambahan yang mungkin timbul bagi QCert Indonesia terkait ketidakmungkinan pelaksanaan audit yang disepakati pada waktu dan tempat yang ditentukan oleh QCert Indonesia wajib dibayar oleh Klien Tersertifikasi.
- 9. Setelah Sertifikat diberikan, Klien Tersertifikasi wajib memberi tahu QCert Indonesia mengenai seluruh perubahan substansial dalam status hukum, komersial, organisasi atau kepemilikan, organisasi dan manajemen (misalnya, staf manajerial kunci, pengambil keputusan, atau staf teknis), alamat tersertifikasi, ruang lingkup operasi di bawah sistem manajemen yang tersertifikasi, perubahan besar pada sistem manajemen dan proses, pelanggaran kewajiban hukum yang dapat secara signifikan memengaruhi sistem manajemen, serta wajib memberi tahu QCert Indonesia tanpa penundaan atas terjadinya insiden serius atau pelanggaran regulasi yang memerlukan keterlibatan sistem manajemen yang berwenang.
- 10. Klien Tersertifikasi wajib mencatat dan mendokumentasikan kepada auditor selama audit seluruh keluhan terkait sistem manajemen beserta penyelesaiannya.
- 11. Untuk keperluan akreditasi QCert Indonesia, Klien Tersertifikasi setuju bahwa apabila diperlukan, Klien Tersertifikasi akan bekerja sama dalam asesmen saksi (yaitu, partisipasi lembaga akreditasi, perwakilan/pengamat QCert Indonesia, atau otoritas pengawas terkait pada Audit Sertifikasi/Pengawasan) atau memungkinkan lembaga akreditasi, dalam rangka pengawasannya terhadap QCert Indonesia, untuk memeriksa rekaman mengenai Klien Tersertifikasi. Untuk tujuan ini, Klien Tersertifikasi menyetujui bahwa pengungkapan informasi rahasia oleh lembaga akreditasi tidak dianggap sebagai pelanggaran Perjanjian berdasarkan Perjanjian ini.
- 12. Klien Tersertifikasi wajib, setelah diberikannya sertifikat sistem manajemen, mematuhi seluruh persyaratan yang tercantum dalam perjanjian ini dan dalam "ketentuan penggunaan logo (QCERT-QP-12H-2)" ini, serta persyaratan yang timbul dari standar yang bersangkutan.
- 13. Persyaratan berdasarkan poin 12 pasal ini terutama meliputi:
a) penetapan, pembentukan, dan pemeliharaan sistem manajemen,
b) pemantauan keseluruhan sistem manajemen yang dipimpin oleh orang yang berwenang untuk sistem manajemen; orang ini berwenang memberikan instruksi ahli yang pasti kepada Klien Tersertifikasi,
c) pelaksanaan audit internal di seluruh fasilitas Klien Tersertifikasi.
Sertifikat sistem manajemen dapat ditangguhkan terhadap Klien Tersertifikasi berdasarkan fakta-fakta berikut:
a) Hasil audit pengawasan/audit pengawasan mendadak menunjukkan bahwa Klien Tersertifikasi tidak memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan dalam perjanjian ini.
b) Tidak dihilangkannya ketidaksesuaian serius dalam jangka waktu yang disepakati (maksimal 60 hari) yang ditemukan selama audit pengawasan/audit pengawasan mendadak,
c) Tidak diizinkannya pelaksanaan audit pengawasan dalam jangka waktu sesuai Perjanjian Sertifikasi,
d) Tidak diizinkannya pelaksanaan audit pengawasan mendadak,
e) Pelanggaran kewajiban pemberitahuan – dalam penyampaian perubahan yang secara signifikan memengaruhi fungsi sistem manajemen, kegagalan melaporkan insiden serius atau pelanggaran regulasi sistem manajemen,
f) Penyalahgunaan Sertifikat / dokumen audit QCert Indonesia atau tanda Indonesia Accreditation Council (SAC),
g) Tidak dilaksanakannya kewajiban apa pun terhadap QCert Indonesia – bahkan dalam waktu 30 hari setelah jatuh tempo pemenuhannya,
Dalam hal ditemukannya fakta-fakta yang ditetapkan dalam kondisi di atas, QCert Indonesia akan menerbitkan "Keputusan Penangguhan Sertifikat", yang menetapkan alasan penangguhan Sertifikat dan persyaratan untuk pemulihan Sertifikat. Keputusan ini disampaikan kepada Klien Tersertifikasi dan informasi mengenai penangguhan sertifikasi dipublikasikan di laman web QCert Indonesia.
Klien Tersertifikasi tidak berhak menggunakan Sertifikat QCert Indonesia dan tanda Indonesia Accreditation Council (SAC), maupun merujuk pada sertifikasi selama masa penangguhan Sertifikat. Jangka waktu maksimum penangguhan Sertifikat adalah 60 hari sejak dipublikasikannya informasi penangguhan Sertifikat di laman web QCert Indonesia. Apabila alasan penangguhan Sertifikat masih berlanjut setelah berakhirnya jangka waktu tersebut, QCert Indonesia wajib mencabut Sertifikat secara definitif.
Apabila persyaratan yang ditetapkan dalam Keputusan Penangguhan Sertifikat dipenuhi dalam waktu yang ditentukan, QCert Indonesia akan menerbitkan "Keputusan Pemulihan Sertifikat". Keputusan ini disampaikan kepada Klien Tersertifikasi dan dipublikasikan di laman web QCert Indonesia.
Pencabutan Sertifikat sistem manajemen dapat dilaksanakan berdasarkan fakta-fakta berikut:
a) Alasan penangguhan Sertifikat tidak dihilangkan dalam jangka waktu yang ditentukan yaitu 60 hari,
b) Ditemukannya fakta bahwa Klien Tersertifikasi menggunakan Sertifikat atau merujuk padanya selama masa penangguhan Sertifikat,
c) Aset pelanggan dalam keadaan pailit, atau proses kepailitan ditolak atau dihentikan karena kekurangan aset, atau permohonan pailit tidak diajukan karena aset tidak mencukupi untuk pembayaran biaya administrator awal,
d) Atas permintaan Klien Tersertifikasi.
Dalam hal ditemukannya fakta-fakta yang ditetapkan dalam kondisi di atas, QCert Indonesia akan menerbitkan "Keputusan Pencabutan Sertifikat", yang menetapkan alasan pencabutan Sertifikat. Keputusan ini disampaikan kepada Klien Tersertifikasi dan informasi mengenai pencabutan Sertifikat dipublikasikan di laman web QCert Indonesia.
Klien Tersertifikasi tidak berhak menggunakan Sertifikat QCert Indonesia dan tanda Indonesia Accreditation Council (SAC), maupun merujuk pada sertifikasi setelah sertifikat dicabut.
- 1. Para pihak sepakat bahwa keputusan Pengadilan Indonesia akan dianggap final dan mengikat, dan bahwa mereka akan mematuhi kewajiban yang timbul dari keputusan pengadilan tersebut pada waktu dan dengan cara sebagaimana layaknya keputusan pengadilan biasa.
- 2. Para pihak menyatakan dan sepakat bahwa seluruh sengketa sertifikasi yang timbul dari Perjanjian ini dan terkait dengan QCert Indonesia diatur oleh peraturan hukum Indonesia.
- 3. Perjanjian ini dibuat dalam dua rangkap, masing-masing satu rangkap untuk setiap pihak.
- 4. Prinsip-prinsip penggunaan sertifikat QCert Indonesia dan tanda Indonesia Accreditation Council (SAC) oleh Klien Tersertifikasi serta ketentuan tertentu mengenai penggunaan sertifikat sistem manajemen ditetapkan dalam "Penggunaan Logo (QCERT-QP-12H-1)" yang menjadi mengikat bagi kedua belah pihak sejak hari Perjanjian ini berlaku efektif.
- 5. Para Pihak menyatakan bahwa perjanjian ini diatur oleh hukum Indonesia, sebagaimana diubah dari waktu ke waktu.
- 6. Seluruh perubahan dan penambahan atas perjanjian ini harus dalam bentuk amendemen tertulis yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari kedua belah pihak.
Nomor Formulir: QCERT-QP-12H-1, Rev 02, 10 Des 2024
